Comunicación Interna: Triunfar conlleva tener grandes conversaciones

“La comunicación es la verdadera tarea del liderazgo”

Nitin Nohria

La comunicación es el vehículo que nos permite establecer relaciones, conocer nuestros puntos de vista, compartir información, conocernos, comprendernos, liderar, trabajar juntos de forma eficiente y sintiéndonos bien… no es muy difícil imaginar qué ocurre cuando la comunicación no funciona adecuadamente, es como un circuito de coches de choque, el golpe está asegurado.

La mayor parte de las dificultades que aparecen en una organización y en cualquier equipo de trabajo están relacionadas con una inadecuada comunicación. Hablamos todo el tiempo, pero no nos comunicamos bien.

Comunicar es más que hablar

Hablar implica tener la capacidad de hacerlo, comunicar implica tener la intención y hacer que tu mensaje llegue como tú deseas, teniendo en cuenta al otro y escuchando su opinión.

Una adecuada comunicación necesariamente es bidireccional, implica tanto escuchar como hablar y empatizar con la otra persona, cuidar las palabras que se usan y, además, cuando es necesario ha de ser proactiva (prepararse con antelación).

Hablar de comunicación interna es hablar de personas. No son los departamentos los que se hablan, no es la dirección la que habla a sus empleados…, son las personas las que hablan unas con otras, las que se comunican, las que conversan.

Hablar de comunicación interna es hablar de personas.

La comunicación interna es la comunicación entre las diferentes personas de una organización. Esta comunicación para ser efectiva ha de establecerse en diferentes direcciones (360 grados). Es decir, debe darse entre las personas de diferentes departamentos o áreas, dentro del propio departamento entre compañeros, desde la persona que coordina o dirige hacia su equipo y viceversa, desde la dirección de la empresa u organización a los empleados y desde estos a la dirección… Es decir, hace referencia a toda interacción entre personas.

También es importante recordar que la comunicación interna se refiere a la comunicación verbal, a la no verbal y a la escrita. Por ello, debemos ser conscientes de las diferentes vías y canales a través de los que nos comunicamos.

“Si hay una mala comunicación… no es difícil imaginar el resultado”.

¿Para qué sirve cuidar la comunicación interna?

Cuando la comunicación interna funciona, la empresa, la organización, el departamento, el equipo… funciona. Y cuando funciona, se establecen mejores relaciones, disminuyen los conflictos, es más fácil conseguir los objetivos y con ello, obtener mejores resultados. La comunicación permite que todo en la empresa pueda funcionar mejor. Una buena comunicación es fundamental.

“Comunicarte mejor permite establecer mejores relaciones

y conseguir más fácilmente los objetivos”.

La realidad es que, en general, se le presta poca atención. La mayor parte de las veces esa comunicación es reactiva, ocurre sin la suficiente preparación, no se tiene en cuenta cómo la otra parte puede recibirla y sentirse (empatía), no se cuida mínimamente la asertividad, se escucha poco, se trata de llevar razón, no se dirige a la mejora o al desarrollo… Todo un campo abonado para egos, malos entendidos y recelos.

Siempre comunicamos, cuando lo pretendemos y cuando no.

Lo primero que se ha de tener claro es que siempre comunicamos, cuando lo pretendemos y cuando no. Todo en nosotros comunica, las palabras y los silencios, el momento de decirlo, a quién se le dice y cómo, si se comparte toda la información o no, si se trasmite directamente o a través de otro… Reflexionar sobre ello, nos ayuda a comunicarnos internamente mejor, atener conversaciones más exitosas.

“Toda conversación ha de orientar a la acción”.

Tips para mejorar la comunicación interna

• Trasparencia: Las organizaciones que comparten información de forma trasparente y clara son percibidas como más confiables por sus empleados.
• Indagar: No dar nada por hecho o dicho. Preguntar para saber y obtener el máximo de información antes de hablar.
• Preparar: Usar una comunicación proactiva, preparada con antelación, en aquellas situaciones en las que tienes especial interés en que la información llegue bien (cuando es importante, se tienen que dar muchos detalles o son muy complejos, puede ser conflictiva…).
• Emisor: Es importante escoger bien a la persona o personas que han de transmitir la información y asegurar que conocen adecuadamente el mensaje y su objetivo, así como asegurarse de que disponen de las adecuadas habilidades comunicativas.
• Prever: Anticipar posibles escenarios en los que podemos encontrarnos y cómo podemos solucionar las dificultades que puedan aparecer.
• Iniciativa: Es mejor dar la información de primera mano y no esperar a que se enteren de lo que les incumbe por otros, o a que los chismes y rumores anden sin control por los pasillos.
• Escuchar: Promover una comunicación bidireccional. Escuchar para conocer, comprender y hacer mejor.
• Personas: Hablar con y para las personas. Cuando el centro son las personas el mensaje llega con más claridad y el interlocutor es más receptivo, aceptando mejor el mensaje.
• Claridad: Para que tú mensaje llegue claro primero has de tenerlo claro tú. Reflexiona y establece tu objetivo, qué quieres comunicar, cómo, cuándo, dónde, quién y a quién comunicar, así como qué canales usar para que pueda llegar la comunicación de forma fácil, clara y fluida a quienes nos interesa. No te vayas por las ramas y comunica tu mensaje de forma clara.
• Empatizar: No consiste sólo en dar importancia a lo que se quiere contar, sino también a quien se le cuenta, conocer y comprender sus intereses.
• Respetar: Comunícate con respeto, tanto en las formas como con las palabras: Se esté o no de acuerdo, sea un tema conflictivo o no, siempre se ha de comunicar desde el respeto.
• Emociones: Gestionar las emociones propias y las de los demás. Mantener la calma, no dejarse arrastrar por las emociones de otras personas, tranquilizarlas y comprenderlas.
• Visión: Además de trasladar la visión y objetivos a cada equipo de trabajo, hay que compartir la visión y objetivos de la organización para poder afianzar el sentimiento y orgullo de pertenencia. No sólo se forma parte de un equipo, por muy cohesionado que esté, sino que también se forma parte de un todo (organización), al que hay que tener también en cuenta.
• Feedback: Asegúrate de que el mensaje que han recibido coincide con el mensaje que deseas comunicar. Pregunta y aclara si es necesario.

Cuidar la comunicación con cada una de las personas con las que se interacciona es una piedra angular de toda organización, ser conscientes de ello permite poder mejorarla y que se puedan establecer relaciones laborales más positivas y productivas.

“Triunfar conlleva tener grandes conversaciones”

Un saludo y buen camino,

Almudena Lobato.

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